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Änderungen im
Juni 2007
1. Neuer IVM-Terminkalender (optional mit IVM-Terminplaner)
Nach längerer Entwicklungszeit steht jetzt der neue IVM-Terminkalender zur Verfügung, auf der Basis einer komplett neuen Datenbankstruktur. Die Konvertierung der alten Termindatenbanken auf die neue Struktur erfolgt automatisch bei der Installation bzw. beim ersten Aufruf der neuen IVM-Software. Der neue Terminkalender ist nur in den IVM-Windows-Tasks im vollen Umfang verfügbar. In den IVM-Konsolen-Tasks sind grundsätzlich alle Termine (auch Terminplanungen und Gruppentermine) sichtbar, es können aber nur Wiedervorlage-Termine erfasst bzw. bearbeitet werden.
Der neue Terminkalender verwaltet offene und erledigte Termine in getrennten Datenbanken. Dies bedeutet zum Beispiel, dass in allen Sortierungen der Terminliste eine getrennte Darstellung erfolgt. Die zentrale Termindatenbank bleibt schlank, da sie nicht mehr durch die erledigten Termine belastet wird. Dies verbessert sowohl die Handhabbarkeit als auch die Stabilität des Systems.
Der neue Terminkalender besteht inhaltlich aus zwei Ausbaustufen, einem Basis-Terminkalender für Wiedervorlagen und als optionale Zusatzfunktion dem neuen IVM-Terminplaner.
Bereits der Basis-Terminkalender (für Wiedervorlagen) verfügt über zahlreiche inhaltliche Verbesserungen. In den Gesamtübersichten der sortierten Terminliste [TE-LISTE] kann man bequem zwischen den Terminübersichten der einzelnen Mitarbeiter, Terminen ohne Mitarbeiterzuordnung sowie der Gesamtübersicht wechseln. Es kann eine Terminpriorität festgelegt werden (hohe oder normale Priorität), mit der Möglichkeit der einfachen Filterung in allen Übersichten. Neben der Erledigung ist auch die Stornierung von Terminen möglich. Die Terminfortschreibung ist nicht nur in Intervallen von Monaten, sondern auch von Tagen, Wochen oder Jahren möglich. Es können regelmäßige Termine im Voraus angelegt werden. Der Druck von Terminlisten erfolgt in einem neu gestalteten ansprechenden Layout.
Das Löschen von Terminen ist standardmäßig nicht mehr freigeschaltet. Stattdessen wird das Historisieren (Erledigen bzw. Stornieren) von Terminen empfohlen. Hiergegen gibt es wegen der neuen Datenbankstruktur keine grundsätzlichen Bedenken mehr. Änderungen hierzu sind im Rahmen der IVM-Konfiguration möglich.
Im neuen IVM-Terminplaner (optionale Zusatzfunktion) wird zwischen Wiedervorlage-Terminen (WV) und Terminplanungen (TP) unterschieden. Wiedervorlage-Termine sind wie bisher nur durch einen Zeitpunkt (Datum und gegebenenfalls Uhrzeit) gekennzeichnet. In Terminplanungen muss ein vollständiger Terminzeitraum (Datum/Uhrzeit von - bis) festgelegt werden. Hierbei sind auch mehrtägige Termine und Urlaubsplanungen möglich. Terminplanungen werden grundsätzlich auf Kollisionen mit den Zeiträumen anderer Terminplanungen überprüft. Beim Vorliegen einer Kollision wird eine Terminplanung entsprechend gekennzeichnet (roter Button [KOLL] bzw. ein rotes "K" in den Übersichten). Bei einer Kollision hat der zuerst angelegte Termin zunächst Vorrang und ist deshalb aktiv. Wiedervorlagen werden bei einer Kollisionsprüfung weder aktiv noch passiv berücksichtigt, sie bleiben hier außen vor.
Der Terminplaner verfügt parallel zur sortierten Terminliste [TE-LISTE] über eine eigene Übersichtsmaske [TE-PLAN] zur komfortablen Anzeige von Terminplänen pro Mitarbeiter in Form von Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresübersichten. Mehrtägige Termine werden in den Terminplänen für jeden betreffenden Tag angezeigt, im Gegensatz zur sortierten Terminliste des Basis-Terminkalenders, wo ein mehrtägiger Termin nur einmal mit dem Beginndatum erscheint. Der Terminplaner enthält Terminpläne für jeden einzelnen Mitarbeiter, kann aber im Gegensatz zur Terminliste keine Gesamtübersicht aller Termine des Systems anzeigen.
Um die Vorteile der sortierten Terminliste [TE-LISTE] und des Terminplaners [TE-PLAN] je nach Bedarf flexibel nutzen zu können, ist ein jederzeitiges Umschalten zwischen diesen beiden Darstellungen möglich, wobei die Positionierung auf den aktuell markierten Termin sowie die aktuell eingestellten Filter erhalten bleiben.
Im Terminplaner sind Gruppentermine möglich. Hierbei können sowohl weitere Teilnehmer als auch benötigte Ressourcen (Besprechungsraum, Beamer, Firmenwagen) berücksichtigt werden. Gruppentermine erscheinen automatisch in den Terminübersichten aller betroffenen Mitarbeiter und sind dort entsprechend gekennzeichnet. Es stehen komfortable Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Gruppenterminen zur Verfügung. Eine Analysefunktion gibt in graphischer Form eine Überblick über belegte und noch freie Zeiträume.
Die Zuordnung von Terminen zu Kunden, Verträgen, Schäden, Korrespondenzablagen etc. ist wie bisher in vollem Umfang möglich, und zwar sowohl für Wiedervorlagen als auch für Terminplanungen.
Im IVM-Auswertungsmodul stehen weiterhin Terminauswertungen zur Verfügung. Mit dem alten Terminkalender erstellte Terminauswertungen können noch verarbeitet, aber nicht mehr wiederholt werden. Das gleiche gilt für alte Prozeduren von Terminauswertungen.
In der IVM-Konfiguration ist es möglich, einige Einstellungen zum neuen Terminkalender vorzunehmen, insbesondere zum Löschen und zur Aktivierung des neuen Terminplaners.
2. Bereitstellung ED-Daten im Rahmen der IVM-Word-Schnittstelle
Im Rahmen der IVM-Windows-Tasks gibt es jetzt auf der Vertragsebene neben dem Standardaufruf (Button [MS-Word]) einen weiteren Direktaufruf der MS-Word-Schnittstelle mit dem Button [Word/ED]. Bei diesem zusätzlichen Aufruf werden neben den normalen Vertragsdaten auch die Daten aller Positionen der Einzeldeklaration (ED) bereitgestellt. Die Auswahl der bereitgestellten Daten wird wie gewohnt über entsprechende ASCII-Format-Bausteine gesteuert. Für die Basis-Vertragsdaten sind dies wie gewohnt die Bausteine VSxxx.ASC, für die Daten der ED-Positionen die Bausteine Edxxx.ASC. Alle diese Bausteine stehen im IVM-Systembereich zur Verfügung.
Die IVM-Word-Makros (auch Version 1.0) unterstützen die Weiterverarbeitung der übergebenen ED-Daten. Auf Anfrage stellt Ihnen Ihr IVM-Betreuer gerne Word-Beispieldokumente hierzu zur Verfügung.
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